E-MAIL
1. Pengertian Email
Email adalah surat melalui media elektronik. sebenarnya email merupakan singkatan dari "Electronic Mail". Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.
Email adalah fasilitas diinternet untuk keperluan surat menyurat. sebagaimana layaknya kegiatan surat-menyurat melalui jasa pos,.
2. Cara Kerja Email
Email tersimpan di dalam sebuah server yang dikenal dengan sebutan mail server. maka setiao mail server wajib memiliki identitas pengenal yang umunya dikenal dominan, misalnya yahoo.co.id atau gmail.com
kemudian digunakan tanda @ untuk memisahkan identitas akun email (email account) dan mail server sehingga alamat email yang lengkap berupa: email-account@mail-server.
3. Unsur Pendukung Email
Dalam pengiriman email ada 2 aplikasi yang dibutuhkan yaitu MTA DAN MUA,
a. MTA (Mail Transfer Agent)
yaitu adalah sebuah aplikasi umtuk mengatarkan email dan berfungsi sebagai berikut:
* Pertukaran email menggunakan protokol TCP
* Menerima email masuk
* Meneruskan email yang akan masuk
b. MUA (Mail User Agent)
yaitu aplikasi yang berfungsi sebagai interface antara email. dalam hal oni berhubungan dengan user yang memiliki email. yang berfungsi pula sebagai berikut:
* Menukis Email dan membaca email yang masuk
* Mengatur konfigurasi sehingga email masuk sesuai dengan MUA
* Memberikan kenyamanan kepada user dalam menerima dan mengirim email.
4. Protokol Layanan Email
adalah sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan komunikasi, dan perpindahan data antara dua atau lebih titik komputer.
a. SMPT (Simple Mail Trnsfer Protocol)
yaitu suatu protokol umum yang digunakan untuk pengiriman surat elektronik atau email diinternet
b. POP3 dan IMAP
* POP3 (Post Office Protocol Ver.3), yaitu protocol yang digunakan untuk mengambil email dan email server
* IMAP (Internet Message Access Protocol), yaitu protokol standar untumk mengakss atau mengambil email dari server.
c. Anatomi Email
disebelah kiri @ disebut username kemudian disebelah kanan @ disebut domain name.
contohnya yaitu misbmanise@yahoo.co.id
5. Klasifikasi Penggunaan email
a. Email yang berbasis Client, yaitu perangkat lunak atau sofeware yang berja dengan mengunduh dan menyimpan semau email yang masuk ke email kita
b. Email berbasi Web
Pada dasarnya , webmail mirip dengan email client, hanya saja ini merupakan aplikasi web yang dapat diakses dengan adanya koneksi internet.
6. Variasi Bentuk Komunikasi dengan Email
Pada dasarnya email memang meniru snail email, meski begitu akan tetepai email ini memiliki kelbihan yang terlihat jelas dan kemungkinan berikut komunikasinya yang bisa digunakan dengan email sekurang kurangnya ada 5 macam diantaranya, yaitu;
a. Poin To Poin
yaitu pngiriman email secara langsung ke sebuah alam email
b. Carbon Copy/Cc
yaitu sebauha email yang selain ditujukan ke sebuah alamat email utama yang dituliskan pada bagian awal, diawali dengan "TO'
c.Blind Carbon Copy/Bcc
yaitu nmerupakan variasa dari Cc
d. Distribution List
merupakan distribusi list yang agak berbeda dengan tiga varian bentuk diatas, karena distribusi list ini lebih berkenan dengan peraturan yang lebih memungkinkan
e. Discussion List
yaitu dapat disebut juga mailing list atau milis. yang mana penjelasannya hampir sama dengan distribution list.
7. Etika Penulisan Email
Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui email.
a. Jangan terlalu banyak mengutip
b. Pelakukan email secara pribadi
c. Jangan gunakan huruf kapital
d. Jangan membicarakan orang lain
e. Jangan gunakan CO
F. Jangan gunakan HTML
g. Jawablah secara masuk akal
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. ada beberapa point penting, yaitu:
a. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran
b. Jangan mengirim surat lanjut
c. Selalu isi kolom objek, jangan biarkan kosong
d. Mengutip seperlunya
e. Jangan menggunakan huruf kapital
f. Gunakan kata-kata dengan santun.
B. Email Berbasis WEB (Webmail)
Ada beberapa situs internet yang menyediakan layanan e-mail secara gratis, yang diantaranya yaitu: yahoo.co.id, plasa.com, telkom.net, dan sebagainya
1. Pembuatan alamat e-mail
Langkah-langkah pembuatan e-mail gratis berbasis web dengan menggunakanyahoo.co.i adalah sebagai berikut: Bukalah situs yahoo.co.id kemudian pilihj kategori Mil, mak akan muncul tampilan untuk mengisi data. Apabila ingin menisi email baru, maka pilih opsi Buat account baru. Setelah opsi dipilih maka akan muncul tampilan yang harus diisi satu persatu. Kemudian akan diberikan rekomendasi nama e-mail. Namun kita juga bisa mengubahnama alamat e-mail sesuai dengan yang kita inginkan.
2. Menggunakan E-mail
Untuk mengakses email anda harus login terlebih dahulu agar bisa mengakses mailbox anda. Kita bisa mengirimkan surat berupa pesan maupun dilampir dengan file-file yang berwujud apapaun, baik file, doc, xls, jpg, dan sebagainya.
a. Masuk ke Email (Login)
Buka mozila, tuliskan akses email anda, kemudian tekan enter. kemudian muncul awal halaman, klik Mail, maka anda akan mendapatkan halaman login. kemudian masukan alamat email anda dan password anda.
b. Menulis Email
Langkah-langkah untuk mengirimkan sueat menggunakan email dalah ; Setelah membuka email maka pilih pada bagian tulis yang bertujuan untuk menulis surat.
Dari beberapa tampilan akan mencantumkan:
* From, yaitu alamat si pengirim e-mail
* To, yaitu alamat email yang akan dituju
* Subject, yaitu tulisan tentang perihal surat
* CC, yaitu singkatan dari carbon copy atau tembusan yang dituju kepada pihak untuk mengetahui surat
* BCC, yaitu blind carbon copy diperlukan isikan alamat pihak lain juga untuk mengetahui isi surat
Setelah diklik opsi kirim dan akan muncul verifikasi, ketikan rangkaian karakter yang terdapat pada kotak kode. selanjutnya muncul tampilan sebagai tanda email anda sudah terkirim
c. Mengirimkan lampiran dalam e-mail
Selain menuliskan pesan/surat, kita juga bisa melampirkan file, yang dapat berbentuk gambar, tulisan, dan sebagainya. da[pat dilakukan dengan attachment dapat memilih opsi lampirkan.
d. Membuka E-mail Baru pad Inbox
Untuk membuka e-mail baru, klik pada email masuk maka akan terlihat email yang masuk. Untuk email yang belum terbaca akan mumcul dalam teks blod. Sedangkan e-mail yang sudah terbaca tulisannya dalam huruf normal (tidak bold)
e. Mendownload Lam[piran e-mail
Jika ada file attachment pada e-mail, anda harus mendownloadnya untuk melihat isi lampiran e-mail. Untuk mendownload file tersebut terlebih dahulu anada membuka kotak surat pada email yang masuk, klik surat yang memiliki lampiran. selanjutnya akan mumcul jendela download All Attachment.
3. Mencetak E-mail
cara mencetak atau print email, nah berhubung banyak yang tanya juga baiklah saya sekalian bikin tutorial nya, sebenarnya tidaklah sulit karena biasanya di layanan email baik gmail ataupun yahoo mail ada simbol kusus printnya, baiklah dari pada penasaran lihat saja cara dibawah ini
Untuk mencetak satu pesan:
1.Buka pesan yang ingin dicetak.
B. Email Berbasis WEB (Webmail)
Ada beberapa situs internet yang menyediakan layanan e-mail secara gratis, yang diantaranya yaitu: yahoo.co.id, plasa.com, telkom.net, dan sebagainya
1. Pembuatan alamat e-mail
Langkah-langkah pembuatan e-mail gratis berbasis web dengan menggunakanyahoo.co.i adalah sebagai berikut: Bukalah situs yahoo.co.id kemudian pilihj kategori Mil, mak akan muncul tampilan untuk mengisi data. Apabila ingin menisi email baru, maka pilih opsi Buat account baru. Setelah opsi dipilih maka akan muncul tampilan yang harus diisi satu persatu. Kemudian akan diberikan rekomendasi nama e-mail. Namun kita juga bisa mengubahnama alamat e-mail sesuai dengan yang kita inginkan.
2. Menggunakan E-mail
Untuk mengakses email anda harus login terlebih dahulu agar bisa mengakses mailbox anda. Kita bisa mengirimkan surat berupa pesan maupun dilampir dengan file-file yang berwujud apapaun, baik file, doc, xls, jpg, dan sebagainya.
a. Masuk ke Email (Login)
Buka mozila, tuliskan akses email anda, kemudian tekan enter. kemudian muncul awal halaman, klik Mail, maka anda akan mendapatkan halaman login. kemudian masukan alamat email anda dan password anda.
b. Menulis Email
Langkah-langkah untuk mengirimkan sueat menggunakan email dalah ; Setelah membuka email maka pilih pada bagian tulis yang bertujuan untuk menulis surat.
Dari beberapa tampilan akan mencantumkan:
* From, yaitu alamat si pengirim e-mail
* To, yaitu alamat email yang akan dituju
* Subject, yaitu tulisan tentang perihal surat
* CC, yaitu singkatan dari carbon copy atau tembusan yang dituju kepada pihak untuk mengetahui surat
* BCC, yaitu blind carbon copy diperlukan isikan alamat pihak lain juga untuk mengetahui isi surat
Setelah diklik opsi kirim dan akan muncul verifikasi, ketikan rangkaian karakter yang terdapat pada kotak kode. selanjutnya muncul tampilan sebagai tanda email anda sudah terkirim
c. Mengirimkan lampiran dalam e-mail
Selain menuliskan pesan/surat, kita juga bisa melampirkan file, yang dapat berbentuk gambar, tulisan, dan sebagainya. da[pat dilakukan dengan attachment dapat memilih opsi lampirkan.
d. Membuka E-mail Baru pad Inbox
Untuk membuka e-mail baru, klik pada email masuk maka akan terlihat email yang masuk. Untuk email yang belum terbaca akan mumcul dalam teks blod. Sedangkan e-mail yang sudah terbaca tulisannya dalam huruf normal (tidak bold)
e. Mendownload Lam[piran e-mail
Jika ada file attachment pada e-mail, anda harus mendownloadnya untuk melihat isi lampiran e-mail. Untuk mendownload file tersebut terlebih dahulu anada membuka kotak surat pada email yang masuk, klik surat yang memiliki lampiran. selanjutnya akan mumcul jendela download All Attachment.
3. Mencetak E-mail
cara mencetak atau print email, nah berhubung banyak yang tanya juga baiklah saya sekalian bikin tutorial nya, sebenarnya tidaklah sulit karena biasanya di layanan email baik gmail ataupun yahoo mail ada simbol kusus printnya, baiklah dari pada penasaran lihat saja cara dibawah ini
Untuk mencetak satu pesan:
1.Buka pesan yang ingin dicetak.
2. Klik tanda panah ke bawah di samping tombol balas, di bagian kanan atas pesan.
3.Pilih Cetak.
Atau, jika ingin mencetak pesan yang Anda tulis, klik panah bawah di bagian kanan bawah jendela email, dan pilih Cetak.
Untuk mencetak seluruh percakapan:
*Buka percakapan yang ingin Anda cetak.
* Klik tombol "Cetak semua"
, yang terletak di atas panel pesan Anda.
, yang terletak di atas panel pesan Anda.
C. Menggunakan Perangkat Lunak Email Client
1. Penggenalan Microsoft Outlook
Microsoft Office Outlook atau yang sering disebut microsoft outlook menurut Wikipedia adalah sebuah program personal informatian manager di microsoft dan bagian dari suite Microsoft Office. Namun
secara umum Ms. outlook adalah aplikasi pengelola informasi pribadi
yang umumnya digunakan untuk membaca dan mengirim surat elektronik (
email
Microsoft Outlook mempunyai berbagai kelebihan, diantaranya yaitu :Interface ( tampilan ) sederhana namun tetap elegan.
- Memungkinkan pengguna untuk melakukan video call dengan Skype.
- Memiliki fitur undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan.
- Bisa dengan mudah terhubung ke sosmed ( social media ).
- Memiliki kapasitas SkyDrive sebesar 7 GigaByte.
- Dapat secara langsung mengedit dokumen office di SkyDrive
- Dapat memilah email masuk sesuai kategori yang dikehendaki.
- Dapat terhubung ke perangkat mobile seperti smartphon
2. Mengaktifkan POP3 di Ms.Outlook 2007 1. Login ke gmail.com > Setelan> Penerusan dan POP/IMAP, tandai Aktifkan POP, tandai misal Fungsikn POP untuk semua emil (bahkan email yang telah didownoad), simpan perubahan. Tinggalkan gmail.
2. Buka aplikasi Microsoft Outlook 2007> Tools> Account setting> New>
– pastikan tandai radio button pada Microsoft Exchange, POP, IMAP, or HTTP klik Next
– biarkan kosong kolom-kolom yang ada, tandai Manually configure server settings or additional server type, klik Next
– pastikan tandai Internet E-mail klik Next
– Your name: isi dengan nama yang ingin dimunculkan
– E-mail address: isi dengan alamat gmailmu misal punyamu@gmail.com
– Account type: POP3
– Incoming mail server: pop.gmail.com
– Outgoing mail server: smtp.gmail.com
– Username: ID punyamu (otomatis teriisi jika sudah mengisi alamat email)
– Password: password gmailmu untuk login
– Tandai Require log on using secure password authentication (SPA)
– Klik More Setting
– Otomatis sudah ada nama account sesuai alamat email, bisa diganti sesuai kebutuhan, misal dengan username saja atau biarkan saja apa adanya jangan klik OK dulu lakukan setting berikutnya
– Klik Outgoing server, tandai My outgoing server (SMTP) requires authentication, tandai Use same setting as my incoming mail server, jangan klik OK dulu, lakukan setting berikutnya
– Klik Advanced , tandai This server requires an encrypted connection (SSL) maka otomatis Incomimg server (POP3): berubah nilai menjadi 995 , pada outgoing server (SMTP): ganti angka 25 menjadi 465
– Use the following type of encrypted connection: asalnya adalah None, klik lalu ganti dengan SSL
– Tandai Leave a copy of message on the server
– Klik OK
– Klik Next> klik Finish
– Close, akan kembali ke halaman awal MS Outlook
Jika memakai koneksi dial-up dan tidak selalu terhubung internet sebaiknya gunakan koneksi manual saja dengan menonaktifkan schedule otomatis untuk send/receive dengan cara:
Buka aplikasi MS outlook> Tools> Options> Mail Setup> klik tombol Send/Receive> hilangkan tanda centang pada Schedule an automatic send/receive every … minutes > Close> Apply >OK
3. Langkah-Langkah Menggunakan E-mail Berbasis POP3
Pilih ikon new pada standard menu . mka akan muncul lembar kerja .
2. Buka aplikasi Microsoft Outlook 2007> Tools> Account setting> New>
– pastikan tandai radio button pada Microsoft Exchange, POP, IMAP, or HTTP klik Next
– biarkan kosong kolom-kolom yang ada, tandai Manually configure server settings or additional server type, klik Next
– pastikan tandai Internet E-mail klik Next
– Your name: isi dengan nama yang ingin dimunculkan
– E-mail address: isi dengan alamat gmailmu misal punyamu@gmail.com
– Account type: POP3
– Incoming mail server: pop.gmail.com
– Outgoing mail server: smtp.gmail.com
– Username: ID punyamu (otomatis teriisi jika sudah mengisi alamat email)
– Password: password gmailmu untuk login
– Tandai Require log on using secure password authentication (SPA)
– Klik More Setting
– Otomatis sudah ada nama account sesuai alamat email, bisa diganti sesuai kebutuhan, misal dengan username saja atau biarkan saja apa adanya jangan klik OK dulu lakukan setting berikutnya
– Klik Outgoing server, tandai My outgoing server (SMTP) requires authentication, tandai Use same setting as my incoming mail server, jangan klik OK dulu, lakukan setting berikutnya
– Klik Advanced , tandai This server requires an encrypted connection (SSL) maka otomatis Incomimg server (POP3): berubah nilai menjadi 995 , pada outgoing server (SMTP): ganti angka 25 menjadi 465
– Use the following type of encrypted connection: asalnya adalah None, klik lalu ganti dengan SSL
– Tandai Leave a copy of message on the server
– Klik OK
– Klik Next> klik Finish
– Close, akan kembali ke halaman awal MS Outlook
Jika memakai koneksi dial-up dan tidak selalu terhubung internet sebaiknya gunakan koneksi manual saja dengan menonaktifkan schedule otomatis untuk send/receive dengan cara:
Buka aplikasi MS outlook> Tools> Options> Mail Setup> klik tombol Send/Receive> hilangkan tanda centang pada Schedule an automatic send/receive every … minutes > Close> Apply >OK
3. Langkah-Langkah Menggunakan E-mail Berbasis POP3
Pilih ikon new pada standard menu . mka akan muncul lembar kerja .
· Pada
bagian to isikan alamat e-mail yang akan di tuju . apabila akan
mengirimkan tembusan ke alamat yang lain ketikkan pada kolom cc.
· Apabila akan melampirkan file. Klik insert lalu file dan pilih file yang akan di lampirkan
· Apabila akan mengirimkan pesan . tuliskan pesan pada kolom bagian bawah
· Apabila semuanya sudah komplit , maka pilih opsi send untuk mengirimkan surat.